ทริคแนะนำการตั้งค่าตอบกลับ ข้อความ SMS อัตโนมัติ

ทุกธุรกิจต่างก็มีการใช้ช่องทางการตลาดผ่านบริการส่ง SMS และเครื่องมือที่ทรงพลังที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดต่อสื่อสารกับกลุ่มลูกค้าเป้าหมายได้โดยตรง คือ โปรแกรมส่ง SMS ที่มีผู้ให้บริการ SMS มากมายหลากหลาย การที่ธุรกิจได้เลือกใช้โปรแกรมส่ง SMS ที่มีคุณภาพนั้น หลากหลายฟังค์ชั่นนั้น ถือเป็นข้อได้เปรียบของธุรกิจ เพราะสามารถใช้บริการส่ง SMS เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง สามารถทำตามวัตถุประสงค์ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถเข้าถึงกลุ่มลูกค้าได้อย่างง่ายดาย

และสิ่งหนึ่งที่สำคัญสำหรับทุกธุรกิจ คือ บริการตอบกลับลูกค้า เมื่อลูกค้าเกิดปัญหาต้องการสอบถามข้อมูล หรือต้องการขอความช่วยเหลือ โปรแกรมส่ง SMS จะต้องทำงานได้ในทันที โดยข้อความ SMS ตอบกลับอัตโนมัติ ที่มีประสิทธิภาพในการใช้งานได้ ซึ่งสามารถช่วยลดจำนวนพนักงาน ลดต้นทุน และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยการตอบกลับข้อความ SMS แบบอัตโนมัติเป็นวิธีง่าย ๆ ที่สามารถสร้างความประทับใจ และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีแก่ลูกค้าได้อย่างมหาศาล

แนวทางปฏิบัติที่ดี สำหรับการส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ธุรกิจต่างจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตั้งค่าการตอบกลับข้อความ SMS อัตโนมัติ ซึ่งการคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีนั้น สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้าได้ และเป็นการรักษาฐานลูกค้าได้อย่างมั่นคง โดยสิ่งที่ต้องคำนึงจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• คำนึงถึง การตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS

ข้อความ SMS เป็นข้อความมาตรฐาน ทีประกอบด้วยตัวอักษร โดยลูกค้าจะได้รับข้อความของธุรกิจในทันที อย่างรวดเร็วเมื่อธุรกิจได้ทำการส่งข้อความ SMS ออกไปถึงลูกค้า และในส่วนของข้อความมัลติมีเดีย (MMS) ลูกค้าจะต้องทำการเชื่อมต่อข้อมูลเครือข่ายโทรศัพท์ (สัญญาณอินเตอร์เน็ต) ดังนั้นธุรกิจจะต้องคำนึงถึงการใช้งานของลูกค้าเป็นหลัก ด้วยการส่งข้อความแบบสากลที่สามารถให้ลูกค้าสามารถรับข้อความได้โดยตรง หรืออาจจะมีการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม

• ขอบคุณลูกค้าของธุรกิจ

เมื่อธุรกิจส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ ลูกค้าของธุรกิจจะมีปฏิสัมพันธ์กับธุรกิจในทางใดทางหนึ่ง ซึ่งธุรกิจจะต้องขอบคุณลูกค้าที่สละเวลา และเพื่อให้ลูกค้ารู้สึกดี และให้การสนับสนุนแบรนด์ของธุรกิจมากขึ้น

• ตั้งความคาดหวัง

หากลูกค้าส่งข้อความติดต่อสอบถาม หรือต้องการให้แก้ปัญหาต่าง ๆ ข้อความตอบกลับอัตโนมัติของธุรกิจจะต้องตอบกลับลูกค้าอย่างรวดเร็ว เพื่อไม่ให้ลูกค้าเกิดความคาดหวังรอคำตอบจากธุรกิจ ซึ่งการตอบกลับลูกค้าอย่างรวดเร็วและตรงประเด็น สามารถทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าธุรกิจให้ความใส่ใจแก่ลูกค้าอยู่ตลอดเวลา

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

• ตอบกลับอัตโนมัตินอกเวลาทำการ

หากลูกค้าติดต่อกลับมาหลังเวลาทำการของธุรกิจ การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติจะทำให้ลูกค้ามั่นใจว่าธุรกิจไมได้เพิกเฉยต่อการโทร หรือข้อความที่ส่งให้ ด้วยการแจ้งให้ลูกค้าทราบเวลาทำการของธุรกิจ เพื่อไม่ให้ลูกค้าคาดหวังการตอบกลับจนกว่าธุรกิจจะเปิดดำเนินการตามเวลาปกติ

ตัวอย่าง

ขอขอบคุณที่ติดต่อบริษัท XYZ! เวลาทำการของเราคือ จ.-ศ. 09.00-17.00 น. และ เราจะติดต่อกลับหาคุณภายในหนึ่งวันทำการ

• ตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่มีคนอยู่ที่บริษัท

หากพนักงานหรือบุคลที่เกี่ยวข้อง ออกไปทำธุระ หรือทานอาหารกลางวัน การตั้งค่าข้อความอัตโนมัติ ในช่วงเวลาที่ไม่มีพนักงานอยู่ที่บริษัท โดยการส่งข้อความตอบกลับลูกค้าอัตโนมัติ เพื่อให้ลูกค้า รู้ว่าธุรกิจจะติดต่อกลับในไม่ช้า

ตัวอย่าง

ขอขอบคุณที่ติดต่อ Jill ที่ XYZ Company ฉันอยู่นอกสำนักงาน ฉันจะกลับตอน 1 ทุ่ม เราจะตอบกลับข้อความของคุณในไม่ช้า

• ตอบกลับข้อความวันหยุด

เมื่อพนักงานของธุรกิจไม่ได้ปฏบัติงานเนื่องจากเป็นวันหยุด ธุรกิจควรส่งข้อความให้ลูกค้าทราบถึงวันหยุดของธุรกิจ เพื่อให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า และควรแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงวิธีขอความช่วยเหลือในกรณีฉุกเฉินด้วย เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกดี ที่ไม่ถูกทอดทิ้งในช่วงเวลาที่จำเป็น

ตัวอย่าง

ฉันกำลังอยู่ในช่วงลาพักร้อน! ฉันจะกลับมาในวันที่ 10 พฤษภาคมเพื่อตอบกลับข้อความของคุณ สำหรับเรื่องเร่งด่วนโปรดติดต่อเจ้าหน้าที่โจที่ เบอร์  02-123-456-789

การเริ่มต้นส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปยังลูกค้าของธุรกิจ หรือผู้ติดต่อธุรกิจนั้นเป็นเรื่องง่าย แม้ว่าขั้นตอนการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติอาจแตกต่างกันไป ซึ่งขึ้นอยู่ข้อความที่ธุรกิจกำหนดไว้ให้ตรงตามสถานการณ์ต่าง ๆ และการส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปยังลูกค้า สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้นได้ ธุรกิจจะลดเวลาตอบสนองในขณะที่คลายความกังวล และความผิดหวังของลูกค้า ดังนั้นอย่าลังเลที่จะใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการตั้งค่าครั้งแรก และ เริ่มต้นใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ โดยติดต่อ Shortms  ผู้ให้บริการ SMS ที่มีคุณภาพ เพื่อทดลองใช้งานฟรี

อ่านเพิ่มเติม